Irgendwo in einem Bundesministerium öffnet eine Sachbearbeiterin eine Tabellenkalkulation. Die Dateiendung lautet .xlsx. Sie hat das tausende Male getan — es ist der Standard, die Sache, über die man nie nachdenkt. Doch seit dem 18. März 2026 hat dieser Standard ein Ablaufdatum.

Der IT-Planungsrat — das Gremium, in dem Bund und Länder ihre digitale Infrastruktur koordinieren — hat beschlossen, dass alle deutschen Behörden auf ODF für bearbeitbare Dokumente und PDF für Endfassungen umstellen müssen. Microsofts .docx, .xlsx und .pptx stehen nicht auf der Liste.

Das ist keine Empfehlung. Keine Präferenz. Es ist ein verbindlicher Beschluss, der für jede Bundesbehörde, jede Landesregierung und jede Kommune gilt. Die Tragweite: rund 5,4 Millionen Beschäftigte im öffentlichen Dienst.

Was genau beschlossen wurde

Das Format-Mandat ist Teil des Deutschland-Stacks, dem Rahmenwerk der Bundesregierung für souveräne digitale Infrastruktur. Die offizielle Spezifikation benennt die zulässigen Formate ausdrücklich:

  • ODF (ISO/IEC 26300) — für alle bearbeitbaren Bürodokumente
  • PDF/UA — für barrierefreie, nicht bearbeitbare Dokumente
  • JSON, XML, CSV — für den Datenaustausch
  • SQL, ODBC, JDBC — für relationalen Datenzugriff

OOXML — das Format hinter .docx, .xlsx und .pptx — fehlt. Ebenso ältere Microsoft-Formate. Wie die Document Foundation zusammenfasste: „ODF wird nicht als bloße Präferenz oder Rückfalllösung gelistet, sondern als Standard-Dokumentenformat."

Die Frist: Die ODF-Konformität wird bis 2027 angestrebt, die vollständige Deutschland-Stack-Infrastruktur bis 2028.

Warum Formate eine Souveränitätsfrage sind

Ein Dateiformat wirkt wie ein banales technisches Detail. Doch Formate bestimmen, welche Software Regierungsdaten lesen, schreiben und verarbeiten kann. Wenn eine Regierung sich auf ein Format standardisiert, das von einem einzigen Hersteller kontrolliert wird, entsteht eine Abhängigkeit, die weit tiefer reicht als ein Lizenzvertrag.

Lock-in durch Voreinstellungen. Microsoft Office speichert standardmäßig in OOXML. Jedes so erstellte Dokument verfestigt die Annahme, dass Microsoft Office zum Lesen benötigt wird. Über Jahrzehnte entsteht ein Archiv von Millionen Dokumenten, das faktisch die Software eines einzigen Unternehmens voraussetzt.

Die Kosten des Status quo. Die Bundesregierung gab 2024 rund 204,5 Millionen Euro für Microsoft-Lizenzen aus — eine Summe, die von Jahr zu Jahr steigt. Die Ausgaben von Ländern und Kommunen dürften deutlich höher liegen. Diese Kosten spiegeln nicht nur den Nutzen wider — sie spiegeln wider, dass der Wechsel noch teurer wäre.

Zugang zu Regierungsdaten. Behördendokumente sind öffentliche Unterlagen. Werden sie in einem Format gespeichert, dessen vollständige Spezifikation von einem ausländischen Konzern kontrolliert wird, hängt der Staat vom Wohlwollen dieses Konzerns ab, um auf seine eigenen Daten zuzugreifen. ODF als ISO-Standard, der in einem offenen Prozess gepflegt wird, beseitigt diese Abhängigkeit.

Schleswig-Holstein hat bewiesen, dass es funktioniert

Das ist keine unerprobte Theorie. Schleswig-Holstein migriert seit 2024 rund 30.000 Behörden-PCs von Microsoft Office auf LibreOffice. Bis Dezember 2025 waren etwa 80 % der Migration abgeschlossen.

Die Zahlen: 15 Millionen Euro pro Jahr an eingesparten Lizenzkosten, bei einer einmaligen Migrationsinvestition von 9 Millionen Euro. Amortisationsdauer: unter einem Jahr.

Die Migration war nicht reibungslos — Formatierungsunterschiede, Makro-Kompatibilität und Anwenderschulungen erforderten Investitionen. Doch das Land akzeptierte diese Kosten als den Preis tatsächlicher Kontrolle über die eigene Infrastruktur.

Die rechtliche Grundlage

Das Mandat steht nicht für sich allein. Es baut auf einer Reihe rechtlicher Zusagen auf:

Der Koalitionsvertrag (April 2025) verpflichtet zu „offenen Schnittstellen, offenen Standards und gezielter Förderung von Open Source" über alle Verwaltungsebenen hinweg.

Der EU Interoperable Europe Act (Verordnung 2024/903, seit April 2024 in Kraft) verlangt offene Standards für die grenzüberschreitende Interoperabilität zwischen Behörden. Er nennt ODF nicht explizit, schreibt aber herstellerneutrale Standards vor — und ODF ist das einzige weit verbreitete Dokumentenformat, das dieses Kriterium ohne Einschränkung erfüllt.

Das EU-Parlamentsvotum mit 471 zu 68 Stimmen für „Open Source first" in der öffentlichen Beschaffung liefert den politischen Rahmen. Deutschland ist der erste große Mitgliedstaat, der daraus eine verbindliche Formatvorgabe ableitet.

Europa schaut zu

Frankreich hat ODF 2009 über das Référentiel Général d’Interopérabilité vorgeschrieben. Großbritannien folgte 2014. Die Niederlande verlangen ODF für den gesamten Datenaustausch im öffentlichen Sektor. Doch in jedem Fall war die Durchsetzung lückenhaft. Italien verabschiedete Richtlinien, die nach eigenem Eingeständnis der Digitalagentur „fast immer ignoriert werden."

Deutschlands Ansatz ist anders, weil die Beschlüsse des IT-Planungsrats verfassungsrechtlich bindend sind — über alle Verwaltungsebenen hinweg. Der offene Brief der Document Foundation an Europa fordert andere EU-Mitgliedstaaten auf, nachzuziehen, mit dem Argument, dass der Interoperable Europe Act bereits die Rechtsgrundlage biete.

Der Präzedenzfall zählt. Wenn die größte Volkswirtschaft der EU ODF verbindlich und durchsetzbar macht, verändert das die Kalkulation für jede europäische Regierung, die noch standardmäßig .docx verwendet.

Was dieser Artikel nicht ist

Das ist kein Anti-Microsoft-Artikel. Microsoft Office unterstützt ODF — unvollkommen, aber es tut es. Das Mandat verbietet nicht Microsoft-Software; es verbietet die Annahme, dass Microsoft-Formate der Standard sind. Behörden können Microsoft Office weiterhin nutzen, wenn sie in ODF speichern. Was sie nicht mehr können: andere Behörden zwingen, Microsoft-Software zu besitzen, um ihre Dateien zu lesen.

Der Unterschied liegt zwischen der Wahl eines Werkzeugs und der Bindung an eines.

Die Grenze zwischen Abhängigkeit und Kontrolle

Irgendwo in jenem Bundesministerium wird die Sachbearbeiterin ihre Tabelle irgendwann in einem anderen Format öffnen. Sie wird es vermutlich nicht bemerken. Die Spalten werden gleich aussehen. Die Formeln werden funktionieren. Die Datei wird etwas kleiner sein.

Aber das Land hinter dieser Tabelle wird still und leise die Grenze zwischen Abhängigkeit und Kontrolle neu gezogen haben — auf einer Ebene, über die die meisten Menschen nie nachdenken.

Quellen

Themenübersicht: Digitale Souveränität in Europa Weiterführende Artikel: Souveränitäts-Washing erklärt, Linux im öffentlichen Sektor