Microsoft 365 hat weltweit über 400 Millionen zahlende Nutzer. In der europäischen öffentlichen Verwaltung ist die Marktdominanz noch ausgeprägter — Schätzungen liegen bei über 80 %. E-Mail, Kalender, Dokumente, Videokonferenzen, Messaging: Der gesamte Arbeitsalltag der meisten europäischen Beamten läuft auf einer US-Plattform, unter US-Jurisdiktion, geregelt durch Lizenzbedingungen, die die Einhaltung des US-Exportkontrollrechts vorschreiben.

Das ist, nach jedem Maßstab, ein Vendor Lock-in historischen Ausmaßes. Und lange wurde er einfach hingenommen — weil die Alternativen nicht bereit waren, nicht gut genug oder nicht ausreichend integriert, um zu konkurrieren.

Das ändert sich. Nicht über Nacht, und nicht ohne Probleme. Aber quer durch Europa bauen drei Regierungen — Deutschland, Frankreich und die Niederlande — Open-Source-Arbeitsplatzplattformen, die allmählich wie echte Alternativen aussehen. Andere Länder — Österreich, Dänemark, Schleswig-Holstein — setzen einzelne Komponenten mit messbarem Erfolg ein.

Die Frage ist nicht mehr, ob souveräne Alternativen existieren. Sondern ob sie gut genug sind — und ob die Gesamtkosten der Migration, einschließlich des operativen Overheads, den Wechsel rechtfertigen.

Was brauchen Sie wirklich?

Bevor man eine Alternative bewertet, lautet die richtige Frage nicht „Welcher Microsoft-365-Ersatz ist der beste?", sondern: Was brauchen Sie eigentlich? Die Antwort bestimmt, welche Werkzeuge sinnvoll sind — denn die Open-Source-Landschaft ist kein einzelnes Produkt, sondern ein Satz spezialisierter Komponenten.

  • Wenn Ihr Hauptbedarf Groupware ist — Kalender, Kontakte, E-Mail, Aufgaben- und Projektmanagement — ist EGroupware seit 2003 eine dedizierte Groupware-Lösung (aufbauend auf phpgroupware-Wurzeln von 2000). Es ist ausgereift, wird aktiv weiterentwickelt und genau für diesen Einsatzzweck konzipiert. Organisationen, deren Schmerzpunkt Kalender/Kontakte/Projektmanagement ist und nicht Dateifreigabe, sollten es vor allem anderen evaluieren.

  • Wenn Ihr Hauptbedarf Dateisynchronisation und -freigabe ist mit wachsenden Groupware-Fähigkeiten — ist Nextcloud der Standard. Ursprünglich 2016 aus ownCloud geforkt, um sich auf Dateiverwaltung zu konzentrieren, hat sich Nextcloud seitdem erheblich in Richtung Kalender, Kontakte, Mail und kollaboratives Editieren erweitert. Es ist die am weitesten verbreitete Open-Source-Kollaborationsplattform in der europäischen öffentlichen Verwaltung.

  • Wenn Ihr Hauptbedarf Messaging ist — Alternativen zu Slack und Teams — umfasst die Landschaft Matrix/Element (dezentral, Ende-zu-Ende-verschlüsselt, im Einsatz bei der französischen Regierung und der Bundeswehr), Mattermost (selbst gehostete Slack-Alternative mit Open-Source-Kern), Rocket.Chat (selbst gehostet, Open Source) und Zulip (Open Source mit themenbasiertem Threading, nützlich für Teams, die strukturierte Konversationen brauchen). Matrix hat die stärkste Souveränitätsgeschichte; Mattermost bietet die ausgereifteste Slack-ähnliche Erfahrung.

  • Wenn Sie eine deutsche Behörde sind, die einen integrierten „souveränen Arbeitsplatz" sucht — ist openDesk die staatlich geförderte Antwort, die weiter unten im Detail behandelt wird.

Das ist keine akademische Taxonomie. Es ist eine praktische Triage. Die meisten Organisationen verschwenden Zeit mit der Evaluierung der falschen Werkzeuge, weil sie „Groupware" mit „Dateifreigabe" mit „Office-Suite" verwechseln. Die Kategorie richtig zu bestimmen, bevor man ein Produkt wählt, spart Monate fehlgeleiteter Pilotprojekte.

Die großen Drei: openDesk, LaSuite, MijnBureau

openDesk: Der deutsche Ansatz

openDesk ist die Antwort der Bundesregierung auf Microsoft 365. Entwickelt vom Zentrum für Digitale Souveränität (ZenDiS), einer Tochtergesellschaft des Bundesministeriums des Innern, integriert openDesk mehrere unabhängig entwickelte Open-Source-Projekte zu einem einheitlichen Arbeitsplatz:

  • Nextcloud für Dateisynchronisation und -freigabe
  • Open-Xchange für E-Mail und Kalender
  • Collabora Online für browserbasierte Dokumentenbearbeitung
  • Jitsi für Videokonferenzen
  • Element/Matrix für Messaging

Version 1.0 wurde im Oktober 2024 veröffentlicht. Der Anspruch ist klar: ein vollständiger, souveräner Ersatz für Microsoft 365.

Um es klar zu sagen: Integration ist das Schwierige. Jede einzelne Komponente ist ein ausgereiftes Produkt. Aber sie zu einer Nutzererfahrung zusammenzufügen, die sich wie eine zusammenhängende Suite anfühlt — statt wie sechs Produkte mit sechs verschiedenen Designsprachen —, ist technisch anspruchsvoll. Die Nähte sind sichtbar. Nutzer, die an die enge Integration von Microsoft 365 gewöhnt sind (Teams-Nachricht öffnen, Datei anklicken, sie öffnet sich in Word Online, mit Co-Authoring, Kommentaren, Versionshistorie — nahtlos), werden die Integration von openDesk weniger geschliffen finden.

Das ist kein Scheitern — es ist eine Konsequenz der Architekturentscheidung, existierende Best-of-Breed-Komponenten zu integrieren, statt eine monolithische Suite von Grund auf neu zu bauen. Der Trade-off: Souveränität und Flexibilität gegen Politur und Integrationstiefe.

LaSuite: Der französische Weg

LaSuite, entwickelt von der DINUM (der interministeriellen Digitaldirektion), verfolgt einen anderen Ansatz. Statt Upstream-Projekte unverändert zu integrieren, hat Frankreich eigene Forks mit einer einheitlichen Benutzeroberfläche gebaut. Das Ergebnis sieht aus und fühlt sich an wie ein einziges Produkt — weil es auf der Präsentationsschicht eines ist.

Dieser Ansatz löst das Kohärenzproblem, mit dem openDesk kämpft. Dafür schafft er ein anderes: Eigene Forks zu pflegen erfordert kontinuierlichen Entwicklungsaufwand, und jedes Upstream-Update muss evaluiert und gegebenenfalls re-integriert werden. Frankreich hat die institutionelle Kapazität (DINUM beschäftigt ein großes Entwicklerteam) und die langfristige Finanzierungszusage, das aufrechtzuerhalten. Ob kleinere Länder den Ansatz replizieren könnten, darf bezweifelt werden.

Die Suite wächst weiter: Im Februar 2026 wurde das Open-Source-Tabellenkalkulations- und Datenbank-Tool Grist in LaSuite integriert — mit 20.000 monatlich aktiven Nutzern in 15 Ministerien, eine Verzehnfachung innerhalb eines Jahres.

MijnBureau: Die niederländische Synthese

MijnBureau ist der souveräne Arbeitsplatz der Niederlande und kombiniert Komponenten aus openDesk und LaSuite. Es ist die jüngste der drei Plattformen und profitiert davon, aus beiden Vorgängern gelernt zu haben.

Das entscheidende Feature: Föderation

Die wichtigste technische Errungenschaft dieser drei Plattformen ist nicht eine einzelne Komponente — es ist die Fähigkeit zu föderieren. Ein deutscher Beamter auf openDesk kann mit einem französischen Kollegen auf LaSuite oder einem niederländischen Kollegen auf MijnBureau an einem Dokument zusammenarbeiten, ohne dass die Daten die europäische souveräne Infrastruktur verlassen.

So sieht reduziertes Konzentrationsrisiko in der Praxis aus: nicht Isolation, sondern Interoperabilität über unabhängig betriebene Plattformen hinweg — ohne dass ein einzelner Anbieter die gesamte Kollaborationskette kontrolliert.

Tchap: Die stille Revolution im Regierungs-Messaging

Während die Arbeitsplatzplattformen Schlagzeilen produzieren, hat sich eine der bedeutendsten souveränen Deployments in Europa bemerkenswert leise vollzogen.

Tchap ist der Instant Messenger der französischen Regierung, gebaut auf dem Matrix-Protokoll und entwickelt von DINUM. Verfügbar ist er seit 2019, aber der entscheidende Schritt kam im September 2025, als das Rundschreiben n°6497/SG des französischen Premierministers Tchap zur Pflicht für die interministerielle Kommunikation machte.

Die Zahlen: Über 600.000 französische Regierungsmitarbeiter nutzen jetzt Tchap. Der Ende-zu-Ende-verschlüsselte, dezentrale Messenger hat WhatsApp, Signal und Teams für die offizielle Regierungskommunikation ersetzt — oder zumindest ergänzt.

Die Bundeswehr folgte einem ähnlichen Weg mit dem BwMessenger, ebenfalls Matrix-basiert, im Einsatz bei den Streitkräften. Das deutsche Gesundheitswesen (gematik) übernahm Matrix für den TI-Messenger. Diese Deployments zeigen, dass Matrix — oft als „zu technisch" für den Mainstream-Einsatz abgetan — auf Hunderttausende von Nutzern skalieren kann, in Umgebungen mit strengen Sicherheitsanforderungen.

Die Lehre aus Tchap ist aufschlussreich: Es war nicht deshalb erfolgreich, weil es Teams oder WhatsApp technisch überlegen war (in der Nutzererfahrung ist es das wohl nicht), sondern weil das Konzentrationsrisiko durch US-gehostete Plattformen für die Regierungskommunikation als inakzeptabel bewertet wurde — und die Entscheidung durch ein bindendes Mandat durchgesetzt wurde. Die französische Regierung hat ihre Beamten nicht gefragt, ob sie Tchap bevorzugen. Sie hat ihnen gesagt, dass sie es nutzen sollen.

Österreich: Eine stille Migration

2024 schloss das österreichische Bundesministerium für Klimaschutz (BMWET — inzwischen umstrukturiert) die Migration von 1.200 Mitarbeitern zu Nextcloud ab — in vier Monaten. Der Ansatz war pragmatisch: Nextcloud für internen Dateiaustausch und Zusammenarbeit, Microsoft Teams wurde für externe Meetings beibehalten, bei denen Partner es erwarteten.

Dieses Hybridmodell ist bemerkenswert, weil es die Realität anerkennt: Die meisten Organisationen können die Verbindung zu Microsoft nicht über Nacht kappen. Externe Partner, Auftragnehmer und Bürger erwarten, an Teams-Meetings teilzunehmen und .docx-Dateien zu erhalten. Der österreichische Ansatz zeigt, dass Souveränität inkrementell verfolgt werden kann: interne Workflows auf Open-Source-Werkzeuge verlagern, während die Interoperabilität mit der Microsoft-zentrierten Außenwelt erhalten bleibt.

Dänemark: Das volle Engagement

Dänemark ist weiter gegangen als jedes andere westeuropäische Land in der expliziten Reduzierung der Microsoft-Abhängigkeit auf nationaler Ebene. Im Sommer 2025 kündigte Digitalministerin Caroline Stage Olsen einen regierungsweiten Rollout von LibreOffice an, dem die Städte Kopenhagen und Aarhus auf kommunaler Ebene folgten.

Die Aussage der Ministerin war für eine Regierungsvertreterin ungewöhnlich unverblümt: „Wir dürfen uns niemals so abhängig von so wenigen machen."

Dänemarks Ansatz geht über die Office-Suite hinaus. Die Regierung evaluiert Alternativen über den gesamten Stack — Cloud, Messaging, Identität — mit dem erklärten Ziel sicherzustellen, dass kein einzelner nicht-europäischer Anbieter unverzichtbar ist. Die Ergebnisse werden Jahre brauchen, um sich voll zu materialisieren, aber das institutionelle Commitment ist klar und öffentlich.

Microsofts Antwort: 365 Local

Microsoft steht nicht still. Im Juni 2025 kündigte das Unternehmen Microsoft 365 Local an — eine On-Premises-Deployment-Option, die Souveränitätsbedenken adressieren soll. Zusätzlich bieten Microsofts „National Partner Clouds" — Bleu in Frankreich (Orange/Capgemini) und Delos Cloud in Deutschland (SAP/Arvato) — Microsoft 365 an, betrieben von europäischen Unternehmen unter lokaler Jurisdiktion.

Das sind signifikante Schritte. Sie zeigen, dass Microsoft das Souveränitätsargument ernst genug nimmt, um sein Deployment-Modell für den europäischen öffentlichen Sektor umzustrukturieren. Die strategische Logik ist geradlinig: Besser Microsoft 365 unter europäischer Kontrolle anbieten, als Kunden komplett an openDesk oder LaSuite zu verlieren.

Für europäische Regierungen entsteht damit eine echte Wahl: einen souveränen Open-Source-Arbeitsplatz einführen (höherer Integrationsaufwand, geringere Abhängigkeit) oder ein souverän betriebenes Microsoft 365 einführen (geringerer Migrationsaufwand, fortbestehende Software-Abhängigkeit). Die Antwort hängt davon ab, wie weit man das Souveränitätsargument treiben will. Wenn es um Jurisdiktion geht — wo Daten gespeichert werden, wer darauf zugreifen kann —, adressieren Bleu und Delos das. Wenn es um Abhängigkeit geht — Angewiesenheit auf die Software, den Update-Zyklus und die Produkt-Roadmap eines einzelnen Anbieters —, dann nicht.

Dokumentenbearbeitung: Die hartnäckige Lücke

Dokumentenbearbeitung ist der Punkt, an dem sich die Theorie an der Praxis messen muss. Nutzer bewerten keine Souveränitätsargumente — sie bewerten, ob ihre Tabelle korrekt angezeigt wird.

Drei Open-Source-Dokumenteneditoren konkurrieren in diesem Bereich:

LibreOffice ist der Desktop-Standard — ausgereift, leistungsfähig und im Einsatz auf 30.000+ PCs in Schleswig-Holstein und 150.000 Arbeitsplätzen des italienischen Militärs. Sein natives Format ist ODF (ein ISO-Standard). Die Microsoft-Formatkompatibilität ist gut, aber nicht perfekt — komplexe .docx- und .xlsx-Dateien verlieren gelegentlich ihre Formatierung.

Collabora Online bringt LibreOffice in den Browser und ermöglicht kollaboratives Editieren in Echtzeit. Es integriert sich mit Nextcloud und ist eine Kernkomponente von openDesk. Die Erfahrung ist brauchbar, aber noch nicht auf Google-Docs-Niveau bei der Echtzeit-Co-Authoring-Flüssigkeit.

OnlyOffice wurde von Anfang an für browserbasiertes Editieren konzipiert und bietet bessere Microsoft-Formatkompatibilität als Collabora. Der Trade-off: weniger ausgereifte ODF-Unterstützung und ein anderes Lizenzmodell (AGPL-Kern, proprietäre Enterprise-Funktionen).

Für Organisationen, die zwischen ihnen wählen: Collabora Online, wenn man sich dem LibreOffice/ODF-Ökosystem verpflichtet fühlt; OnlyOffice, wenn Microsoft-Formatkompatibilität Priorität hat. Beide können selbst gehostet werden. Keines der beiden erreicht Google Docs bei der Flüssigkeit der Echtzeit-Zusammenarbeit — obwohl der Abstand mit jeder Version kleiner wird.

E-Mail: Der Souveränitäts-Elefant

E-Mail verdient besondere Aufmerksamkeit, weil es gleichzeitig der wichtigste Kommunikationskanal und der am schwersten zu migrierende ist.

Einen selbst gehosteten E-Mail-Server zu betreiben ist technisch unkompliziert. Ihn zuverlässig zu betreiben ist eine andere Sache. Zustellbarkeit — ob Ihre E-Mails tatsächlich im Posteingang der Empfänger ankommen — hängt von IP-Reputation, SPF/DKIM/DMARC-Konfiguration und der Bereitschaft von Google und Microsoft ab, Ihre Mail anzunehmen. Neue Mailserver mit IP-Adressen niedriger Reputation erleben routinemäßig, dass legitime E-Mails als Spam klassifiziert werden.

Das erzeugt eine perverse Dynamik: Je mehr Organisationen E-Mail selbst hosten, desto besser wird die Zustellbarkeit für alle. Aber jede einzelne Organisation steht vor einem Kaltstart-Problem. Die praktische Lösung für die meisten Organisationen ist nicht Self-Hosting, sondern die Wahl eines europäischen E-Mail-Anbieters — Mailbox.org, Posteo, Proton Mail, Open-Xchange —, der die Zustellbarkeit professionell handhabt und dabei die Daten unter europäischer Jurisdiktion behält.

Schleswig-Holsteins Migration zu Open-Xchange für E-Mail, im Oktober 2025 abgeschlossen, zeigt, dass großangelegte E-Mail-Migration in der Verwaltung machbar ist. Aber sie erforderte Jahre der Planung und ein dediziertes Team.

Die TCO-Frage

Befürworter von Open-Source-Arbeitsplatzlösungen behaupten manchmal, sie seien „kostenlos". Sind sie nicht. Die Gesamtbetriebskosten umfassen Migration, Schulung, laufende Wartung, Supportverträge und — am gewichtigsten — die Expertise, eine Infrastruktur mit mehreren Komponenten zu betreiben.

Microsoft 365 bündelt alles: die Software, das Hosting, die Updates, den Support, die Sicherheit, die Compliance-Zertifizierungen. Der Preis ist sichtbar und planbar. Ein Open-Source-Stack entbündelt das — was niedrigere Lizenzkosten, aber höhere Betriebskosten bedeutet. Für Organisationen mit starken internen IT-Teams fällt die Rechnung oft zugunsten von Open Source aus. Für Organisationen, die auf ausgelagerte IT setzen, möglicherweise nicht.

Schleswig-Holsteins Zahlen bieten einen Referenzpunkt: etwa 9 Millionen Euro einmalige Investition, gegengerechnet mit geschätzten jährlichen Einsparungen von 15 Millionen Euro — hauptsächlich durch wegfallende Microsoft-Lizenzkosten. Aber Schleswig-Holstein hat massiv in interne Expertise investiert. Organisationen ohne diese Kapazität stünden vor höheren Kosten für externen Support.

Unter dem Strich: Open Source ist nicht für alle günstiger. Es ist günstiger für Organisationen, die bereit sind, in Kompetenz zu investieren. Für den Rest verschiebt es Kosten von Lizenzen zu Personal — was eine Verbesserung sein kann, aber nicht muss.

Was funktioniert, was nicht

Aus den Deployments quer durch Europa zeichnet sich ein Muster ab:

Was funktioniert:

  • Messaging (Tchap/Matrix): In der Verwaltung in großem Maßstab erprobt, mit E2EE und Föderation. Die 600.000+ Nutzer in der französischen Regierung belegen die Praxistauglichkeit.
  • Dateisynchronisation (Nextcloud): Ausgereift, gut dokumentiert, weit verbreitet. Die österreichische BMWET-Migration zeigt, dass es schnell ausgerollt werden kann.
  • Office-Suite (LibreOffice): 20+ Jahre Entwicklung, im Einsatz in massivem Umfang. Die Dokumentenkompatibilitätslücke ist mit Planung handhabbar.
  • E-Mail (Open-Xchange): Schleswig-Holsteins vollständige Migration beweist die Machbarkeit für große Deployments.

Was sich verbessert, aber noch nicht reif ist:

  • Browserbasiertes kollaboratives Editieren (Collabora, OnlyOffice): Funktional, aber noch nicht auf dem Niveau von Google Docs oder Microsoft Office Online bei der Echtzeit-Co-Authoring-Flüssigkeit.
  • Integrierter Arbeitsplatz (openDesk, LaSuite): Veröffentlicht und funktionsfähig, aber die Integrationspolitur holt noch auf gegenüber der Nahtlosigkeit von Microsoft 365.

Was schwierig bleibt:

  • Vollständiger Ersatz von Microsoft Excel: Komplexe Tabellenkalkulationen mit Makros, VBA und Power Query bleiben ein Schmerzpunkt. LibreOffice Calc bewältigt die meisten Fälle, aber nicht alle.
  • Videokonferenzen in großem Maßstab: Jitsi funktioniert gut für kleine Meetings, kann aber bei großen Veranstaltungen mit Hunderten von Teilnehmern nicht mit Teams oder Zoom mithalten.
  • Die Migration selbst: Die technische Migration ist der einfache Teil. Nutzerschulung, Prozessanpassung und die Überwindung institutioneller Widerstände sind die eigentlichen Herausforderungen.

Was daraus folgt

Der souveräne Arbeitsplatz ist kein Vaporware mehr. openDesk 1.0 ist deployed. LaSuite ist in den französischen Ministerien produktiv. Tchap hat 600.000+ Nutzer. Schleswig-Holstein hat 30.000 Arbeitsplätze migriert. Dänemark hat seine Migration begonnen.

Die Kernkomponenten funktionieren. Die verbleibenden Lücken — Integrationspolitur, fortgeschrittene Tabellenkompatibilität, Videokonferenzen in großem Maßstab — werden kleiner. Die schwierigeren Hürden sind organisatorischer Natur: Nutzerschulung, institutioneller Widerstand und die Sicherstellung, dass die Entscheidung einen Führungswechsel übersteht, wie München gezeigt hat.

Für Organisationen, die den Schritt erwägen, ergibt sich aus der obigen Reifegrad-Bewertung ein priorisierter Aktionsplan:

Jetzt starten (ausgereift, im Großbetrieb bewährt):

  • Element/Tchap für interne Kommunikation einführen. 600.000 französische Beamte nutzen es täglich. Das Risiko ist gering, der Souveränitätsgewinn sofort, und es reduziert die Teams-Abhängigkeit für einen der nutzungsintensivsten Kommunikationskanäle.
  • Auf ODF und LibreOffice für Dokumentenerstellung umstellen. Schleswig-Holstein hat 80 % von 30.000 Arbeitsplätzen migriert. Das sollte vor allem anderen passieren — es entkoppelt Ihre Dokumente von Microsoft-Formaten.

Dieses Jahr pilotieren (funktionsfähig, schnell reifend):

  • Nextcloud für Dateisynchronisation und -freigabe einführen. Ausgereift und selbst hostbar. Evaluieren, ob es Ihre Kollaborationsanforderungen erfüllt oder ob Sie die breitere Integration von openDesk brauchen.
  • Collabora oder OnlyOffice für browserbasierte Dokumentenbearbeitung testen. Funktional für die meisten Anwendungsfälle, auch wenn Echtzeit-Co-Authoring noch nicht auf Google-Docs-Niveau ist.

In Jahren planen, nicht in Monaten (veröffentlicht, aber noch reifend):

  • Vollständiges openDesk/LaSuite-Deployment als Microsoft-365-Ersatz. Die Integration funktioniert, aber die Nähte sind sichtbar. Planen Sie eine 2–4-jährige Migration mit schrittweiser Adoption.
  • Ablösung komplexer Excel-Workflows (Makros, VBA, Power Query). Fall für Fall evaluieren — manche migrieren problemlos, andere erfordern Prozess-Redesign.

Die Kosten des Wartens: Jedes Jahr Verzögerung kostet das Äquivalent Ihrer Microsoft-Lizenzgebühren — Gebühren, bei denen Schleswig-Holstein jährlich 15 Millionen Euro spart, weil es den Schritt bereits gemacht hat. Wenn Microsoft die Preise für Behörden bei Ihrer nächsten Enterprise-Agreement-Verlängerung um 30 % erhöht — wie 2023 für Geschäftskunden geschehen —, werden diese Zahlen schlechter. Die Frage ist nicht, ob Sie anfangen sollen, sondern mit welcher Komponente.

Quellen

Themenübersicht: Office, Groupware & Kommunikation