Bureautique & Communication

Poste souverain vs. Microsoft 365

18.02.2026

Microsoft 365 compte plus de 400 millions de licences payantes dans le monde. Dans l’administration publique européenne, sa part de marché est encore plus dominante — les estimations dépassent les 80 %. Messagerie, calendrier, documents, visioconférence, chat : l’ensemble du flux de travail quotidien de la plupart des fonctionnaires européens repose sur une plateforme américaine, sous juridiction américaine, régie par des conditions de licence qui incluent le respect des lois américaines sur le contrôle des exportations.

C’est, à tous égards, une situation de verrouillage fournisseur aux proportions historiques. Et pendant longtemps, cette situation a simplement été acceptée — parce que les alternatives n’étaient pas prêtes, pas assez bonnes, ou pas assez intégrées pour rivaliser.

Cela change. Pas du jour au lendemain, et pas sans difficultés. Mais à travers l’Europe, trois gouvernements — l’Allemagne, la France et les Pays-Bas — construisent des plateformes de travail open source qui commencent à ressembler à de véritables alternatives. D’autres pays — l’Autriche, le Danemark, le Schleswig-Holstein — déploient des composants individuels avec un succès mesurable.

La question n’est plus de savoir si des alternatives souveraines existent. C’est de savoir si elles sont assez bonnes — et si le coût total de la migration, charge opérationnelle comprise, justifie le changement.

De quoi avez-vous réellement besoin ?

Avant d’évaluer une quelconque alternative, la bonne question n’est pas « quel est le meilleur remplaçant de Microsoft 365 ? » mais : de quoi avez-vous réellement besoin ? La réponse détermine quels outils sont pertinents — car le paysage open source n’est pas un produit unique mais un ensemble de composants spécialisés.

Si votre besoin principal est le groupware — calendrier, contacts, e-mail, gestion de tâches et de projets — EGroupware est une solution de groupware dédiée depuis 2003 (bâtie sur les fondations de phpgroupware, qui remonte à 2000). C’est un produit mature, activement développé, et conçu exactement pour cet usage. Les organisations dont le point de douleur est le calendrier/contacts/gestion de projets plutôt que le partage de fichiers devraient l’évaluer avant toute autre solution.
Si votre besoin principal est la synchronisation et le partage de fichiers avec des capacités de groupware croissantes — Nextcloud est le standard. Initialement forké d’ownCloud en 2016 pour se concentrer sur la gestion de fichiers, Nextcloud s’est depuis considérablement étendu au calendrier, aux contacts, au mail et à l’édition collaborative. C’est la plateforme de collaboration open source la plus déployée dans l’administration publique européenne.
Si votre besoin principal est la messagerie instantanée — des alternatives à Slack et Teams — le paysage comprend Matrix/Element (décentralisé, chiffré de bout en bout, utilisé par le gouvernement français et la Bundeswehr), Mattermost (alternative à Slack auto-hébergeable avec un cœur open source), Rocket.Chat (auto-hébergé, open source) et Zulip (open source avec un système de fils par sujet, utile pour les équipes qui ont besoin de conversations structurées). Matrix a le meilleur argument de souveraineté ; Mattermost offre l’expérience la plus aboutie de type Slack.
Si vous êtes une administration publique allemande cherchant un « poste de travail souverain » intégré — openDesk est la réponse soutenue par l’État, présentée en détail ci-dessous.

Ce n’est pas une taxonomie académique. C’est un triage pratique. La plupart des organisations perdent du temps à évaluer les mauvais outils parce qu’elles confondent « groupware » avec « partage de fichiers » avec « suite bureautique ». Bien identifier la catégorie avant de choisir un produit fait gagner des mois de pilotes mal orientés.

Les trois grands : openDesk, LaSuite, MijnBureau

openDesk : l’approche allemande

openDesk est la réponse du gouvernement allemand à Microsoft 365. Développé par le Centre pour la Souveraineté Numérique (ZenDiS), filiale du ministère fédéral de l’Intérieur, openDesk intègre plusieurs projets open source développés indépendamment dans un environnement de travail unifié :

Nextcloud pour la synchronisation et le partage de fichiers
Open-Xchange pour l’e-mail et le calendrier
Collabora Online pour l’édition de documents dans le navigateur
Jitsi pour la visioconférence
Element/Matrix pour la messagerie instantanée

La version 1.0 a été publiée en octobre 2024. L’ambition est claire : un remplacement complet et souverain de Microsoft 365.

Soyons directs : l’intégration est la partie difficile. Chacun de ces composants est un produit mature en soi. Mais les assembler dans une expérience utilisateur qui donne l’impression d’une suite cohérente — plutôt que six produits avec six langages visuels différents — est techniquement exigeant. Les coutures se voient. Les utilisateurs habitués à l’intégration poussée de Microsoft 365 (ouvrir un message Teams, cliquer sur un fichier, il s’ouvre dans Word Online, avec co-édition, commentaires, historique des versions — de manière transparente) trouveront l’intégration d’openDesk moins aboutie.

Ce n’est pas un échec — c’est la conséquence du choix architectural d’intégrer les meilleurs composants existants plutôt que de construire une suite monolithique de zéro. Le compromis : souveraineté et flexibilité contre finition et profondeur d’intégration.

LaSuite : la méthode française

LaSuite, développée par la DINUM (Direction interministérielle du numérique), adopte une approche différente. Au lieu d’intégrer les projets amont tels quels, la France a développé des forks personnalisés avec une interface utilisateur cohérente. Le résultat a l’apparence et le comportement d’un produit unique — parce que, au niveau de la couche de présentation, c’en est un.

Cette approche résout le problème de cohérence auquel openDesk est confronté. Mais elle en crée un autre : maintenir des forks personnalisés nécessite un effort de développement continu, et chaque mise à jour amont doit être évaluée et potentiellement réintégrée. La France dispose de la capacité institutionnelle (la DINUM emploie une équipe d’ingénieurs conséquente) et de l’engagement budgétaire à long terme pour soutenir cet effort. Que des pays plus petits puissent reproduire cette approche est douteux.

La suite continue de s’étoffer : en février 2026, le tableur et outil de base de données open source Grist a rejoint LaSuite, atteignant 20 000 utilisateurs actifs mensuels dans 15 ministères — une multiplication par dix en un an.

MijnBureau : la synthèse néerlandaise

MijnBureau est le poste de travail souverain des Pays-Bas, combinant des composants d’openDesk et de LaSuite. C’est le plus récent des trois et il bénéficie des enseignements des deux prédécesseurs.

La fonctionnalité cruciale : la fédération

La réalisation technique la plus importante de ces trois plateformes n’est pas un composant individuel — c’est la capacité de fédérer. Un fonctionnaire allemand sur openDesk peut collaborer sur un document avec un collègue français sur LaSuite, ou un collègue néerlandais sur MijnBureau, sans que les données quittent l’infrastructure souveraine européenne.

Voilà ce que la réduction du risque de concentration signifie en pratique : non pas l’isolement, mais l’interopérabilité entre des plateformes exploitées indépendamment — sans qu’un seul fournisseur contrôle l’ensemble de la chaîne de collaboration.

Tchap : la révolution silencieuse de la messagerie gouvernementale

Alors que les plateformes de travail font les gros titres, l’un des déploiements souverains les plus significatifs en Europe s’est produit avec remarquablement peu de fanfare.

Tchap est la messagerie instantanée du gouvernement français, construite sur le protocole Matrix et développée par la DINUM. Elle est disponible depuis 2019, mais l’étape décisive est intervenue en septembre 2025, lorsque la circulaire n° 6497/SG du Premier ministre a rendu Tchap obligatoire pour les communications interministérielles.

Les chiffres : plus de 600 000 agents de la fonction publique française utilisent désormais Tchap. La messagerie chiffrée de bout en bout et décentralisée a remplacé — ou du moins complété — WhatsApp, Signal et Teams pour les communications officielles.

La Bundeswehr allemande a suivi un chemin similaire avec BwMessenger, également basé sur Matrix, au service des forces armées. Le système de santé allemand (gematik) a adopté Matrix pour le TI-Messenger. Ces déploiements démontrent que Matrix — souvent rejeté comme « trop technique » pour une adoption grand public — peut passer à l’échelle de centaines de milliers d’utilisateurs dans des environnements aux exigences de sécurité strictes.

La leçon de Tchap est instructive : il a réussi non pas parce qu’il était techniquement supérieur à Teams ou WhatsApp (en termes d’expérience utilisateur, on peut arguer le contraire), mais parce que le risque de concentration lié à des plateformes hébergées aux États-Unis pour les communications gouvernementales a été jugé inacceptable — et la décision a été appuyée par un mandat contraignant. Le gouvernement français n’a pas demandé aux fonctionnaires s’ils préféraient Tchap. Il leur a dit de l’utiliser.

Autriche : une migration discrète

En 2024, le ministère fédéral autrichien de l’Action climatique (BMWET — depuis restructuré) a achevé la migration de 1 200 employés vers Nextcloud — en quatre mois. L’approche était pragmatique : Nextcloud pour le partage de fichiers et la collaboration en interne, Microsoft Teams conservé pour les réunions externes où les partenaires s’y attendaient.

Ce modèle hybride est notable parce qu’il reconnaît la réalité : la plupart des organisations ne peuvent pas rompre avec Microsoft du jour au lendemain. Les partenaires externes, les prestataires et les citoyens s’attendent à rejoindre des réunions Teams et à recevoir des fichiers .docx. L’approche autrichienne montre que la souveraineté peut être poursuivie de manière incrémentale : migrer les flux de travail internes vers des outils open source tout en maintenant l’interopérabilité avec le monde centré sur Microsoft à l’extérieur.

Danemark : l’engagement total

Le Danemark est allé plus loin que tout autre pays d’Europe occidentale dans la réduction explicite de la dépendance à Microsoft au niveau national. À l’été 2025, la ministre des Affaires numériques Caroline Stage Olsen a annoncé un déploiement de LibreOffice à l’échelle gouvernementale, les villes de Copenhague et d’Aarhus emboîtant le pas au niveau municipal.

La déclaration de la ministre était d’une franchise inhabituelle pour une responsable gouvernementale : « Nous ne devons jamais nous rendre aussi dépendants d’aussi peu de fournisseurs. »

L’approche danoise va au-delà de la suite bureautique. Le gouvernement évalue des alternatives sur l’ensemble de la pile — cloud, messagerie, identité — avec l’objectif affiché de garantir qu’aucun fournisseur extra-européen ne soit indispensable. Les résultats prendront des années à se concrétiser pleinement, mais l’engagement institutionnel est clair et public.

La réponse de Microsoft : 365 Local

Microsoft ne reste pas les bras croisés. En juin 2025, l’entreprise a annoncé Microsoft 365 Local — une option de déploiement sur site conçue pour répondre aux préoccupations de souveraineté. Par ailleurs, les « National Partner Clouds » de Microsoft — Bleu en France (Orange/Capgemini) et Delos Cloud en Allemagne (SAP/Arvato) — proposent Microsoft 365 exploité par des entités européennes sous juridiction locale.

Ce sont des manœuvres significatives. Elles démontrent que Microsoft prend l’argument de la souveraineté suffisamment au sérieux pour restructurer son modèle de déploiement sur le marché du secteur public européen. La logique stratégique est simple : mieux vaut offrir Microsoft 365 sous contrôle européen que de perdre des clients au profit d’openDesk ou de LaSuite.

Pour les gouvernements européens, cela crée un véritable choix : adopter un poste de travail souverain open source (effort d’intégration plus élevé, dépendance moindre) ou adopter un Microsoft 365 exploité de manière souveraine (effort de migration plus faible, dépendance logicielle maintenue). La réponse dépend de jusqu’où l’on veut pousser l’argument de la souveraineté. Si la préoccupation est la juridiction — où les données sont stockées, qui peut y accéder — Bleu et Delos y répondent. Si la préoccupation est la dépendance — la dépendance au logiciel d’un seul fournisseur, à son cycle de mises à jour et à sa feuille de route produit — ils n’y répondent pas.

L’édition de documents : le fossé persistant

L’édition de documents, c’est là que les choses se corsent. Les utilisateurs n’évaluent pas les arguments de souveraineté — ils évaluent si leur tableur s’ouvre correctement.

Trois éditeurs de documents open source se disputent ce terrain :

LibreOffice est le standard bureautique — mature, performant, et déployé sur 30 000+ PC au Schleswig-Holstein et 150 000 postes de travail militaires italiens. Son format natif est l’ODF (un standard ISO). La compatibilité avec les formats Microsoft est bonne mais imparfaite — les fichiers .docx et .xlsx complexes perdent occasionnellement leur mise en forme.

Collabora Online amène LibreOffice dans le navigateur, permettant l’édition collaborative en temps réel. Il s’intègre à Nextcloud et constitue un composant central d’openDesk. L’expérience est correcte mais n’atteint pas encore le niveau de Google Docs pour la co-édition en temps réel.

OnlyOffice a été conçu dès le départ pour l’édition dans le navigateur et offre une meilleure compatibilité avec les formats Microsoft que Collabora. La contrepartie : un support ODF moins mature et un modèle de licence différent (cœur AGPL, fonctionnalités entreprise propriétaires).

Pour les organisations qui doivent choisir : Collabora Online si vous êtes engagé dans l’écosystème LibreOffice/ODF ; OnlyOffice si la compatibilité avec les formats Microsoft est la priorité. Les deux peuvent être auto-hébergés. Aucun des deux n’égale complètement Google Docs en fluidité de collaboration en temps réel — mais l’écart se réduit à chaque version.

L’e-mail : l’éléphant souverain dans la pièce

L’e-mail mérite une attention particulière parce qu’il est simultanément le canal de communication le plus important et le plus difficile à migrer.

Faire tourner un serveur de messagerie auto-hébergé est techniquement simple. Le rendre fiable est une autre affaire. La délivrabilité — le fait que vos e-mails arrivent effectivement dans les boîtes de réception des destinataires — dépend de la réputation de l’IP, de la configuration SPF/DKIM/DMARC et de la bonne volonté de Google et Microsoft à accepter votre courrier. Les nouveaux serveurs de messagerie avec des adresses IP à faible réputation voient régulièrement des e-mails légitimes classés comme spam.

Cela crée une dynamique perverse : plus les organisations auto-hébergent leur messagerie, meilleure devient la délivrabilité pour tout le monde. Mais chaque organisation individuelle fait face à un problème de démarrage à froid. La solution pratique pour la plupart des organisations n’est pas l’auto-hébergement mais le choix d’un fournisseur de messagerie européen — Mailbox.org, Posteo, Proton Mail, Open-Xchange — qui gère la délivrabilité de manière professionnelle tout en conservant les données sous juridiction européenne.

La migration du Schleswig-Holstein vers Open-Xchange pour l’e-mail, achevée en octobre 2025, démontre que la migration de messagerie gouvernementale à grande échelle est faisable. Mais elle a nécessité des années de planification et une équipe dédiée.

La question du TCO

Les défenseurs des solutions de travail open source affirment parfois qu’elles sont « gratuites ». Elles ne le sont pas. Le coût total de possession inclut la migration, la formation, la maintenance continue, les contrats de support et — surtout — l’expertise nécessaire pour exploiter une infrastructure multi-composants.

Microsoft 365 regroupe tout : le logiciel, l’hébergement, les mises à jour, le support, la sécurité, les certifications de conformité. Le prix est visible et prévisible. Une pile open source sépare ces éléments — ce qui signifie des coûts de licence inférieurs mais des coûts opérationnels supérieurs. Pour les organisations disposant d’équipes IT internes solides, l’équation penche souvent en faveur de l’open source. Pour celles qui externalisent leur IT, ce n’est pas toujours le cas.

Les chiffres du Schleswig-Holstein fournissent un point de référence : environ 9 millions d’euros d’investissement ponctuel, compensés par des économies annuelles estimées à 15 millions d’euros — principalement grâce à l’élimination des coûts de licences Microsoft. Mais le Schleswig-Holstein a massivement investi dans l’expertise interne. Les organisations dépourvues de cette capacité feraient face à des coûts plus élevés pour le support externe.

En résumé : l’open source n’est pas moins cher pour tout le monde. Il est moins cher pour les organisations disposées à investir dans la compétence. Pour les autres, il déplace les coûts des licences vers les personnes — ce qui peut ou non constituer une amélioration.

Ce qui marche, ce qui ne marche pas

Sur la base des déploiements à travers l’Europe, un schéma se dessine :

Ce qui marche :

Messagerie instantanée (Tchap/Matrix) : éprouvée à grande échelle dans l’administration, avec E2EE et fédération. Les 600 000+ utilisateurs dans l’administration française démontrent la viabilité.
Synchronisation de fichiers (Nextcloud) : mature, bien documentée, largement déployée. La migration du BMWET autrichien montre qu’elle peut être déployée rapidement.
Suite bureautique (LibreOffice) : plus de 20 ans de développement, déployée à très grande échelle. L’écart de compatibilité documentaire est gérable avec de la planification.
E-mail (Open-Xchange) : la migration complète du Schleswig-Holstein prouve la faisabilité pour les déploiements de grande envergure.

Ce qui progresse mais n’est pas encore au point :

Édition collaborative dans le navigateur (Collabora, OnlyOffice) : fonctionnelle mais n’égalant pas encore Google Docs ou Microsoft Office Online en fluidité de co-édition en temps réel.
Poste de travail intégré (openDesk, LaSuite) : publiés et opérationnels, mais le niveau d’intégration rattrape encore la fluidité de Microsoft 365.

Ce qui reste difficile :

Remplacer complètement Microsoft Excel : les tableurs complexes avec macros, VBA et Power Query restent un point douloureux. LibreOffice Calc gère la plupart des cas, mais pas tous.
Visioconférence à grande échelle : Jitsi fonctionne bien pour les petites réunions mais n’égale pas Teams ou Zoom pour les grands événements avec des centaines de participants.
La migration elle-même : la migration technique est la partie facile. La formation des utilisateurs, l’adaptation des processus et le dépassement des résistances institutionnelles sont les vrais défis.

Ce qui suit

Le poste de travail souverain n’est plus un mirage. openDesk 1.0 est déployé. LaSuite est en production dans les ministères français. Tchap compte 600 000+ utilisateurs. Le Schleswig-Holstein a migré 30 000 postes de travail. Le Danemark a entamé sa migration.

Les composants de base fonctionnent. Les écarts restants — finition de l’intégration, compatibilité avancée des tableurs, visioconférence à grande échelle — se réduisent. Les obstacles les plus difficiles sont organisationnels : formation des utilisateurs, résistance institutionnelle, et assurer que la décision survive aux changements de direction, comme Munich l’a démontré.

Pour les organisations qui envisagent le changement, l’évaluation de maturité ci-dessus se traduit directement en un plan d’action priorisé :

Commencer maintenant (mature, éprouvé à grande échelle) :

Déployer Element/Tchap pour la messagerie interne. 600 000 fonctionnaires français l’utilisent quotidiennement. Le risque est faible, le gain en souveraineté immédiat, et cela réduit la dépendance à Teams pour l’un des canaux de communication les plus sollicités.
Passer à ODF et LibreOffice pour la création de documents. Le Schleswig-Holstein a migré 80 % de 30 000 postes de travail. C’est la première étape — elle découple vos documents des formats Microsoft.

Lancer un pilote cette année (fonctionnel, en amélioration rapide) :

Déployer Nextcloud pour la synchronisation et le partage de fichiers. Mature et auto-hébergeable. Évaluer s’il répond à vos besoins de collaboration ou si l’intégration plus large d’openDesk est nécessaire.
Tester Collabora ou OnlyOffice pour l’édition de documents dans le navigateur. Fonctionnel pour la plupart des cas d’usage, même si la co-édition en temps réel n’est pas encore au niveau de Google Docs.

Planifier en années, pas en mois (publié mais encore en maturation) :

Déploiement complet d’openDesk/LaSuite en remplacement de Microsoft 365. L’intégration fonctionne mais les coutures se voient. Prévoir une migration sur 2 à 4 ans avec adoption progressive.
Remplacement des workflows Excel complexes (macros, VBA, Power Query). Évaluer au cas par cas — certains migreront sans problème, d’autres nécessiteront une refonte des processus.

Le coût de l’attente : Chaque année de retard coûte l’équivalent de vos frais de licences Microsoft — des frais sur lesquels le Schleswig-Holstein économise 15 millions d’euros par an pour avoir déjà fait le pas. Si Microsoft augmente les tarifs pour les administrations de 30 % lors de votre prochain renouvellement Enterprise Agreement — comme en 2023 pour les clients commerciaux —, ces chiffres se dégradent. La question n’est pas de savoir s’il faut commencer, mais par quel composant.

Sources

Aperçu du thème : Bureautique, Groupware & Communication