Microsoft 365 ha oltre 400 milioni di postazioni a pagamento in tutto il mondo. Nella pubblica amministrazione europea, la sua quota di mercato è ancora più dominante — le stime superano l'80 %. Email, calendario, documenti, videoconferenza, messaggistica: l’intero flusso di lavoro quotidiano della maggior parte dei funzionari europei gira su una piattaforma USA, sotto giurisdizione USA.

Questo sta cambiando. Non da un giorno all’altro, e non senza problemi. Ma in tutta Europa, tre governi — Germania, Francia e Paesi Bassi — stanno costruendo piattaforme di lavoro open source che cominciano a sembrare alternative genuine.

Di cosa avete realmente bisogno?

  • Se il vostro bisogno primario è il groupware — calendario, contatti, email, gestione attività e progetti — EGroupware è una soluzione groupware dedicata dal 2003.

  • Se il vostro bisogno primario è la sincronizzazione e condivisione file — Nextcloud è lo standard.

  • Se il vostro bisogno primario è la messaggistica — il panorama include Matrix/Element, Mattermost, Rocket.Chat e Zulip.

I Tre Grandi: openDesk, LaSuite, MijnBureau

openDesk: l’approccio tedesco

openDesk è la risposta del governo tedesco a Microsoft 365. Integra Nextcloud, Open-Xchange, Collabora Online, Jitsi ed Element/Matrix.

LaSuite: la via francese

LaSuite, sviluppata dalla DINUM, ha costruito fork personalizzati con un’interfaccia utente coerente.

La caratteristica cruciale: la federazione

L’achievement tecnico più importante di queste tre piattaforme è la capacità di federarsi. Un funzionario tedesco su openDesk può collaborare su un documento con un collega francese su LaSuite, o un collega olandese su MijnBureau, senza che i dati lascino l’infrastruttura sovrana europea.

Tchap: la rivoluzione silenziosa nella messaggistica governativa

Tchap è il messenger istantaneo del governo francese, costruito sul protocollo Matrix. Oltre 600.000 dipendenti del governo francese ora usano Tchap.

Editing documentale: il gap persistente

LibreOffice è lo standard desktop. Collabora Online porta LibreOffice nel browser. OnlyOffice offre migliore compatibilità con i formati Microsoft.

La questione del TCO

Il costo totale di proprietà include migrazione, formazione, manutenzione continua, contratti di supporto e — soprattutto — la competenza per operare un’infrastruttura multi-componente.

I numeri dello Schleswig-Holstein: circa 9 milioni di euro di investimento una tantum, compensati da risparmi annuali stimati di 15 milioni di euro.

In conclusione: l’open source non è più economico per tutti. È più economico per le organizzazioni disposte a investire in competenze.

Cosa fare concretamente

Iniziate ora (maturo, provato su larga scala):

  • Implementate Element/Tchap per la messaggistica interna. 600.000 funzionari francesi lo usano quotidianamente.
  • Passate a ODF e LibreOffice per la creazione documentale.

Avviate un pilota quest’anno (funzionale, in rapido miglioramento):

  • Implementate Nextcloud per la sincronizzazione e condivisione file.
  • Testate Collabora o OnlyOffice per l’editing documentale nel browser.

Pianificate in anni, non in mesi (rilasciato ma ancora in maturazione):

  • Deploy completo openDesk/LaSuite come sostituto di Microsoft 365. Pianificate una migrazione di 2-4 anni con adozione graduale.

Fonti

Panoramica tematica: Ufficio, Groupware e comunicazione