Ergens op een Duits federaal ministerie opent een ambtenaar een spreadsheet. De bestandsextensie luidt .xlsx. Zij heeft dit duizenden keren gedaan — het is de standaard, iets waar je nooit bij stilstaat. Maar sinds 18 maart 2026 heeft die standaard een houdbaarheidsdatum.

De Duitse IT-Planungsrat — het orgaan waar de federale overheid en de deelstaten hun digitale infrastructuur coördineren — heeft bepaald dat alle Duitse overheidsinstellingen moeten overstappen op ODF voor bewerkbare documenten en PDF voor definitieve documenten. Microsofts .docx, .xlsx en .pptx staan niet op de lijst.

Dit is geen aanbeveling. Het is geen voorkeur. Het is een bindend besluit dat geldt voor elk federaal agentschap, elke deelstaatregering en elke gemeente. De reikwijdte: ruw geschat 5,4 miljoen ambtenaren.

Wat er precies is besloten

Het formaatmandaat maakt deel uit van de Deutschland-Stack, het overheidskader voor soevereine digitale infrastructuur. De officiële specificatie noemt de toegestane formaten expliciet:

  • ODF (ISO/IEC 26300) — voor alle bewerkbare kantoordocumenten
  • PDF/UA — voor toegankelijke, niet-bewerkbare documenten
  • JSON, XML, CSV — voor gegevensuitwisseling
  • SQL, ODBC, JDBC — voor relationele gegevenstoegang

OOXML — het formaat achter .docx, .xlsx en .pptx — ontbreekt. Oudere Microsoft-formaten eveneens. Zoals The Document Foundation samenvatte: “ODF staat niet vermeld als louter voorkeur of terugvaloplossing, maar als standaard documentformaat.”

De tijdlijn: ODF-naleving is gepland voor 2027, met volledige Deutschland-Stack-infrastructuur in 2028.

Waarom formaten een soevereiniteitsvraag zijn

Een bestandsformaat lijkt een alledaags technisch detail. Maar formaten bepalen welke software overheidsgegevens kan lezen, schrijven en verwerken. Wanneer een overheid standaardiseert op een formaat dat door één leverancier wordt gecontroleerd, creëert dat een afhankelijkheid die veel dieper reikt dan een licentieovereenkomst.

Lock-in via standaardinstellingen. Microsoft Office slaat standaard op in OOXML. Elk document dat in dit formaat wordt aangemaakt, versterkt de aanname dat Microsoft Office nodig is om het te lezen. Over tientallen jaren ontstaat zo een archief van miljoenen documenten waarvoor feitelijk de software van één bedrijf vereist is.

Kosten van de status quo. De Duitse federale overheid besteedde in 2024 € 204,5 miljoen aan Microsoft-licenties — een bedrag dat jaar na jaar stijgt. Uitgaven van deelstaten en gemeenten zijn naar schatting aanzienlijk hoger. Deze kosten zijn niet louter voor geleverde waarde; ze weerspiegelen het feit dat overstappen nog duurder is.

Toegang tot nationale archieven. Overheidsdocumenten zijn openbare archieven. Als die archieven worden opgeslagen in een formaat waarvan de volledige specificatie wordt gecontroleerd door een buitenlands bedrijf, hangt de overheid voor de toegang tot haar eigen gegevens af van dat bedrijf. ODF, als ISO-standaard die via een open proces wordt onderhouden, elimineert dat single point of dependency.

Sleeswijk-Holstein bewees dat het werkt

Dit is geen ongeteste theorie. Sleeswijk-Holstein is sinds 2024 bezig 30.000 overheids-pc’s te migreren van Microsoft Office naar LibreOffice. In december 2025 was ruw geschat 80 % van de migratie voltooid.

De cijfers: € 15 miljoen per jaar aan bespaarde licentiekosten, tegenover een eenmalige migratie-investering van € 9 miljoen. Terugverdientijd: minder dan een jaar.

De migratie verliep niet zonder wrijving — verschillen in documentopmaak, macrocompatibiliteit en herscholing van gebruikers vergden allemaal investering. Maar de deelstaat accepteerde deze kosten als de prijs voor daadwerkelijke controle over de eigen infrastructuur.

De juridische basis

Het mandaat staat niet op zichzelf. Het rust op een fundament van juridische toezeggingen:

Het coalitieakkoord (april 2025) verbindt zich tot “open interfaces, open standaarden en gerichte bevordering van Open Source” op alle overheidsniveaus.

De EU Interoperable Europe Act (Verordening 2024/903, van kracht sinds april 2024) vereist open standaarden voor grensoverschrijdende interoperabiliteit tussen overheidsdiensten. Hoewel ODF niet met name wordt genoemd, schrijft de verordening leveranciersneutrale standaarden voor — en ODF is het enige breed geadopteerde documentformaat dat zonder voorbehoud aan dit criterium voldoet.

De EP-stemming van 471 tegen 68 voor “Open Source first” in publieke aanbestedingen biedt het politieke kader. Duitsland is de eerste grote lidstaat die dit vertaalt naar een bindende formaateis.

Europa kijkt mee

Frankrijk verplichtte ODF via zijn Référentiel Général d’Interopérabilité in 2009. Het VK volgde in 2014. Nederland vereist ODF voor alle gegevensuitwisseling in de publieke sector. Maar in elk geval was de handhaving ongelijkmatig. Italië keurde richtlijnen goed die volgens het eigen digitale agentschap “bijna altijd worden genegeerd.”

De Duitse aanpak verschilt doordat de besluiten van de IT-Planungsrat grondwettelijk bindend zijn op alle overheidsniveaus — federaal, deelstaat en gemeentelijk. De open brief van The Document Foundation aan Europa roept andere EU-lidstaten op hetzelfde te doen, met het argument dat de Interoperable Europe Act al de juridische basis biedt.

Het precedent doet ertoe. Als de grootste economie van de EU ODF verplicht en handhaafbaar maakt, verandert dat de afweging voor elke Europese overheid die standaard nog .docx gebruikt.

Wat dit niet is

Dit is geen anti-Microsoft artikel. Microsoft Office ondersteunt ODF — niet perfect, maar het doet het. Het mandaat verbiedt geen Microsoft-software; het verbiedt de aanname dat Microsoft-formaten de standaard zijn. Instellingen kunnen Microsoft Office blijven gebruiken als zij in ODF opslaan. Wat ze niet kunnen doen is van andere instellingen eisen dat zij Microsoft-software hebben om hun bestanden te lezen.

Het onderscheid is tussen een tool kiezen en erin vastzitten.

De grens tussen afhankelijkheid en controle

Ergens op dat Duitse ministerie zal de ambtenaar uiteindelijk haar spreadsheet in een ander formaat openen. Ze zal het waarschijnlijk niet merken. De kolommen zullen er hetzelfde uitzien. De formules zullen werken. Het bestand zal iets kleiner zijn.

Maar het land achter die spreadsheet zal stilletjes de grens hebben verlegd tussen afhankelijkheid en controle — op het niveau waar de meeste mensen nooit bij stilstaan.

Bronnen

Themaoverzicht: Digitale soevereiniteit in Europa Gerelateerde artikelen: Soevereiniteitswassing uitgelegd, Linux in de publieke sector